425 Kinh Dương Vương, P.An Lạc, Q.Bình Tân, Tp.HCM
BẠN ĐÃ BIẾT GÌ VỀ 5S?
Chào các bạn! Bạn đã biết gì về 5S?
Với chương trình kiến thức vê chất lượng và cuộc sống, hôm nay chúng ta sẽ tìm hiểu 5S thông qua một bài tập tình huống trực quan từ các con số.
Có thể bạn đã biết hay chưa biết về 5S, thì chúng ta hãy cùng nhau nghiên cứu nó nhé:
Trước mặt các bạn có hai bản ghi lại các con số rất cụ thể, nó có vẻ là được photocoppy, gồm bản photocopy số 1 và bản photocopy số 2.
Cả hai bản hiện không còn đảm bảo chính xác do đã sử dụng lâu ngày.
Bây giờ bạn hãy tưởng tượng rằng, các con số đang đại diện cho các vật dụng mà bạn phải sử dụng hàng ngày, bất kể là ở đâu, nơi phòng làm việc hay trong căn bếp của bạn.
Yêu cầu là bạn sẽ phải làm sao để các con số luôn luôn trong tình trạng rõ ràng nhất, dễ kiểm soát nhất, có thể lấy ra bất cứ con số nào khi cần, dễ dàng trả lại bất cứ con số nào vào đúng chỗ khi nó thiếu hoặc sau khi đã lấy ra sử dụng.
Để làm được như vậy, theo kinh nghiệm của người Nhật là bạn phải thực hiện một công cụ được gọi là 5S, nó gồm các S từ S1 đến S5:
1) S1: Tiếng Nhật đọc là “Seiri” mà Trung tâm Năng suất Việt nam lược dịch là “Sàng lọc”, nội dung: Hãy loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc.
2) S2: Tiếng Nhật đọc là “Seiton”; lược dịch là “Sắp xếp”, nội dung: Hãy sắp xếp các thứ cần thiết ở điều kiện tốt để chúng có thể dễ dàng lấy ra sử dụng.
3) S3: Tiếng Nhật đọc là “Seiso”; lược dịch là “Sạch sẽ”, nội dung: Hãy vệ sinh hoàn toàn nơi làm việc của mỗi người để không còn bụi trên sàn nhà, trên máy móc hay thiết bị
4) S4: Tiếng Nhật đọc là “Seiketsu”; lược dịch là “Săn sóc”, nội dung: Hãy duy trì tại nơi làm việc của mỗi người làm cho năng suất cao hơn bằng nhắc lại Seiri; Seiton; và Seiso.
5) S5: Tiếng Nhật đọc là “Shitsuke”; lược dịch là “Sẵn sàng”; nội dung: Hãy huấn luyện con người theo thói thói quen làm việc tốt và xem xét nghiêm túc các nguyên tắc nơi làm việc.
Và bạn nên nhớ, Trước khi bắt tay vào làm bất kỳ việc gì,khâu chuẩn bị là rất quan trọng, trong chu trình của Deming nó bắt đầu bằng chữ P (plan).
Có hai trường hợp có thể xảy ra:
Trường hợp 1: Nếu bạn dành thời gian cho bước chuẩn bị ngắn, kết quả lập kế hoạch không tốt (giả sử với thời gian thực hiện nó là như nhau) thì sau này bạn sẽ mất rất nhiều thời gian cho việc kiểm tra, chỉnh sửa nó.
Trường hợp 2: Nếu bạn dành thời gian cho bước chuẩn bị dài hơn, kế hoạch lập ra cụ thể và chính xác hơn. Sau nay, chắc chắn thời gian để bạn kiểm tra, chỉnh sửa có thể giảm đến mức tối thiểu.
Bây giờ ta sẽ bắt đầu với
TÌNH HUỐNG THỨ NHẤT: đó là
Có ai đó nói cần bạn loại bỏ bớt giùm các vật dụng là con số có giá trị từ 50 trở lên từ bản photocopy số 2, vì lúc này chưa cần sử dụng ngay các con số đó!
Vậy bạn sẽ phải làm thế nào? Và bạn ước tính sẽ làm mất bao lâu?
Để làm điều này, chúng ta cần
THỰC HIỆN S1:
Ta nhận thấy trong bản photo số 2, các con số rất khác nhau về hình dạng (ở đây là font chữ), về kích thước và nằm ở các vị trí không thể xác định ngay được.
Vậy các bước thực hiện là:
1) Giả sử có một con số dễ nhận thấy nhất chính tạm coi nó là vật dụng mà ta thường dùng nhất. Trên bản photo số 2, ta thấy con số 68 rất dễ phát hiện nhất vì nét lớn và nằm ở vị trí trung tâm.
2) Bây giờ, ta sẽ tìm con số gần gũi nhất với con số 68 mà nhỏ hơn 1 giá trị, đó là con số 67; tạm coi là vật dụng hay dùng chung với vật dụng kể trên nhất. Ta sẽ tìm thấy nó nằm ở phần phía dưới của bản photo.
3) Cứ như vậy, ta tiếp tục tìm số con số 69, lớn hơn con số 68 1 giá trị. Ta sẽ tìm thấy nó ở phần phía trên của bản photo
4) Rút ra kết luận thứ nhất: Các con số có thể được phân bố theo 3 ngăn ngang: trên, giữa và dưới
5) Tiếp tục lùi lại 1 giá trị nữa từ con số 67. Ta sẽ tìm thấy con số 66 nằm ở vị trí phía trên, bên trái của bản photo
6) Tiếp tục tìm tiến lên 1 giá trị từ con số 69. Ta sẽ tìm thấy con số 70 nằm ở vị trí phía dưới bên phải của bản photo
7) Rút ra kết luận thứ hai: Các con số tiếp tục được phân bố thêm theo 3 ngăn dọc: Trái, giữa, phải
8) Lúc này Theo bạn lúc này việc loại bỏ các con số có giá trị lớn hơn 49 đã đễ dàng chưa?
Trên thực tế: Để sàng lọc các vật dụng không cần thiết, bạn phải trong việc phân loại chúng, chuẩn bị các khu vực chứa tạm thời và dán thẻ cho các vật dụng các vị trí lưu trữ tạm gọi là khu layout, gồm các vị trí:
1) Các vật dụng bị hư hỏng không còn sử dụng được– dán thẻ đỏ để loại bỏ ngay lập tức khỏi nơi làm việc
2) Các vật dụng không còn cần dùng nữa, có thể thanh lý – dán thẻ đỏ và đề xuất phương án xử lý có lợi nhất
3) Các vật dụng chưa xác định được mức độ cần thiết – dán thẻ vàng tập trung tại nơi có thể lấy ra sau này khi cần. Nếu sau một thời gian quy định không được lấy ra, chuyển chúng qua thẻ đỏ
4) Các vật dụng cần sử dụng, phải để lại – dán thẻ xanh để đưa vào S2
Bước sàng lọc phải trả lời được các câu hỏi:
Đây là cái gì?
Sau đó là: Có cần dùng không?
Nếu cần dùng thì: Bao nhiêu là đủ?
Sau khi thực hiện xong các ông việc này, nghĩa là bạn đã hoàn thành S1: Seirri hay Sàng lọc
Tiếp theo là:
TÌNH HUỐNG THỨ HAI: Bạn được yêu cầu: Hãy sắp xếp các con số sao cho các con số đáp ứng các yêu cầu mỹ quan (như: ngăn nắp, gọn gang, đẹp mắt) và thuận tiện (như: dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra, dễ vệ sinh)?
Vậy bạn sẽ phải làm thế nào? Và bạn ước tính sẽ làm mất bao lâu?
THỰC HIỆN S2:
Sau khi loại bỏ các ccon số có giá trị lớn hơn 49, ta còn lại 49 con số bây giờ cách sắp xếp, trình bày tốt nhất là bạn phải thiết lập ở dạng bảng và đặt các con số vào đó.
Với sấp sỉ 50 con số thì bảng bạn nên trình bày theo chiều ngang của trang giấy với số lượng cột bằng 10 và số lượng hàng bằng 5. Khi đó ta có đủ số lượng ô vuông để đặt 49 con số vào đó
Các công việc cần thực hiện là thực hiện:
1) Xác định kích thước chiều cao tối đa của từng dãy các con số từ: 1 – 10; 11 – 20; 21 – 30; 31 – 40; 41 – 49 để quyết định chiều cao tối thiểu của từng hàng tương ứng cho các dãy số.
2) Xác định kích thước chiều dài tối đa của các con số có số cuối là 1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9; 0 để quyết định chiều rộng tối thiểu của từng cột tương ứng đặt các con số theo chiều dọc.
3) Sắp xếp các con số vào đúng hàng; đúng cột theo số thứ tự từ trái qua phải rồi từ trên xuống
4) Theo bạn lúc này việc sắp xếp từng con số vào các ô theo đúng thứ tự và giá trị của nó đã đễ dàng chưa?
Trên thực tế: để sắp xếp các vật dụng cần thiết, bạn phải phân loại các vật dung được giữ lại theo các nội dung sau:
1) Sử dụng cho cá nhân và thường xuyên sẽ để trong tầm với
2) Sử dụng cho cá nhân ít thường xuyên hơn để xa tầm tay hơn hay để xa nhưng dễ tiếp cận
3) Hiếm khi sử dụng để trong kho, nơi có thể lấy khi cần
4) Sử dụng chung cho nhiều người, để tại khu vực trung tâm mà mọi người đều có thể tiếp cận
Sau khi phân loại các vật dụng, cần định vị (đánh dấu) nơi đặt, để bằng các kỹ thuật khác nhau để chúng có thể trở lại đúng vị trí sau khi sử dụng.
Ví dụ: 1. Kỹ thuật đường biên để đánh dấu nơi để một dụng cụ, đồ gá, con dao; 2. Kỹ thuật màu sắc để ký hiệu căp đôi của chi và ổ khóa v.v…
Bước sắp xếp phải trả lời được các câu hỏi:
Để đây đúng không?
Làm sao biết là đúng?
Để đâu mới đúng?
Sau khi thực hiện xong các ông việc này, nghĩa là bạn đã hoàn thành S2: Seirton hay Sắp xếp
Kế tiếp là:
TÌNH HUỐNG THỨ BA: Với đề nghị làm sao cho các con số đồng nhất và cho phép xác định các sự bất một cách dễ dàng nhất, nhằm tránh được các sai lỗi sau này.
Vậy bạn sẽ phải làm thế nào? Và bạn ước tính sẽ làm mất bao lâu?
THỰC HỆN S3:
Hiện tại các con số mặc dù đã được sắp xếp đúng vị trí, nhưng với các kích cỡ và font chữ rất khác nhau, gây khó khăn cho việc nhận dạng chúng một cách nhanh nhất. Điều này tượng trưng cho việc các vật dụng còn chưa được sạch sẽ, rõ ràng.
Vì vậy, bạn cần thực hiện các bước sau:
1) Xác định thống nhất một font dễ đọc nhất cho tất cả các con số (Ví dụ: chọn font chữ Arial)
2) Xác định cỡ chữ dễ đọc nhất trên nền một trang giấy hiện có (Ví dụ: chọn cỡ chữ 36 point)
3) Điều chỉnh thống nhất kích thước các ô để đặt các con số
4) Lúc này bạn đã dễ dàng phát hiện các bất thường chưa?
5) Tới đây, bạn sẽ dẽ dàng thấy thiếu các con số 18 và 42. Để xác định chính xác hơn, bạn có thể thử quay lại bản photocopy số 1 để xem liệu các con số này có tồn tại không?
Trên thực tế là để làm vệ sinh bạn cần phải thực hiện các việc sau:
1) Phân loại các nhóm vật dụng cần vệ sinh để lựa chọn các dụng cụ làm vệ sinh phù hợp (Ví dụ: Chổi cọ nhỏ để quét bụi bàn máy vi tính; Chổi lớn để lau quét sàn nhà v.v…)
2) Lập kế hoạch vệ sinh cho phù hợp (Ví dụ: Quét từ phía trên trước, phía dưới sau; Phía trong trước, phía ngoài sau v.v…)
3) Sau khi vệ sinh là phải kiểm tra để xác định các điểm bất thường mà trước đây đã bị ẩn dấu (Ví dụ: Các vết nứt trên thiết bị; Các hư hỏng mà bình thường không thấy được v.v…)
4) Khắc phục các bất thường được phát hiện trước khi đặt lại hoặc bổ sung vào vị trí đã được sắp xếp
Bước sạch sẽ phải trả lời được cho các câu hỏi:
Đã vệ sinh chưa?
Có gì bất thường không?
Sau khi thực hiện xong các ông việc này, nghĩa là bạn đã hoàn thành S3: Seiso hay Sạch sẽ
TÌNH HUỐNG THỨ TƯ: Bạn đã thực hiện được hoàn chỉnh cả ba S (Seiri; Seiton; Seiso) trên 49 con số, yêu cầu tiếp theo là bạn cần thực hiện lặp lại S1, S2, S3 cho tất cả các con số (không còn loại trừ các con số có giá trị lớn hơn 49 nữa).
THỰC HIỆN S4:
Lúc này bạn đã tiếp nhận thêm các con số có giá trị lớn hơn 49 trên cả hai bản photocopy 1 và 2. Yêu cầu là bạn sẽ phải lặp lại các bước trên từ Seiri; Seiton đến Seiso.
Nếu bạn đã lặp lại, bạn sẽ thấy các điều thú vị nữa là:
1) Các con số có giá trị từ 50 trở lên ở bản photocopy số 2 tiếp tục có các sai lầm là có 2 con số 54 trong khi đó bị thiếu con số 55
2) Đặc biệt hơn, nếu không có sự phân vùng sắp xếp từ ban đầu bạn sẽ không thể kết luận đâu là số 89 vì lúc này tại ngăn ở giữa, phía bên phải nó bị xếp ngược và dễ bị tiên đoán là số 68.
Vậy, S4 thực tế là bạn phải lặp lại thường xuyên các S1; S2; S3 và tiếp tục suy trì cho tất cả các con số hay vật dụng tại nơi bạn sống và làm việc một cách thường xuyên.
TÌNH HUỐNG THỨ NĂM: Bạn đã thực hiện tốt S1; S2; S3 và đã lặp lại được nó nhiều lần. Lần này yêu cầu cho bạn là:
1) Bạn phải tập luyện các hành vi này thành thói quen hàng ngày cho chính mình. Hãy thực hiện khẩu hiệu “5 phút mỗi ngày cho 5S”
2) Bạn huấn luyện, hướng dẫn các đồng nghiệp, các thành viên có liên quan trong gia đình có thói quen: sàng lọc, sắp xếp, và sạch sẽ mỗi ngày
Nếu bạn thành công nghĩa là bạn đã:
THỰC HIỆN S5
Chúc bạn thành công!
Bản quyền thuộc về kênh: https://www.youtube.com/@Master_QuangDungNguyen
